Para la gestión de proyectos necesitas un plan de acción. Un plan de acción es una hoja de ruta que se puede utilizar, para lograr tus objetivos. Al igual que hay muchos caminos para llegar a un destino, así también, se pueden tomar muchos caminos para lograr una meta u objetivo.
Cada vez que desees gestionar un proyecto, necesitarás de una planificación previa y en ello, requerirás de una ruta. Algo donde puedas mirar los pasos para no perderte en el camino. Es que, a tantas veces que tengas una idea, necesitaras saber por dónde empezar y el saber por dónde empezar, se debe a un plan de acción.
¿Qué debe tener un plan de acción?
La gestión de proyectos es el arte de planificar y ejecutar un plan. Para idear un programa, debes tener una visión general del objetivo y esa visión general, dentro del plan de acción, debe responder a los siguientes puntos:
1. Tener objetivos concretos y claros.
2. Debe recordarte por qué haces lo que estás haciendo.
3. Debe tener enfoque: pueden ser diferentes enfoques, pero un sólo propósito.
4. Debe idear estrategias de: Ventas, marketing, CRM, todo lo que sea de cara al cliente.
5. El o los proyectos a realizar, deben responder a los 3 primeros puntos arriba enunciados. Y también dividirlos por áreas: Comercial, Administrativa, Financiera u Operativa. Cada proyecto deberá llevarse a cabo en menos de un año.
6. Debe tener seleccionada a las personas que hacen parte del equipo. Uno de los mayores retos, que tiene un plan, es escoger al grupo de personas que compartirán los mismos intereses, valores con talentos y habilidades complementarios para llevar a cabo lo diseñado, compartiendo responsabilidades.
7. Las actividades del plan de acción, deben estar visualizadas en tiempo vs tareas y deben ir a la agenda. Una agenda que te diga lo que tienes que hacer cada día.
8. Todo anteproyecto debe tener las herramientas de trabajo donde pueda aterrizar todo esto y así, tener el control de la visión general y de la ejecución de las tareas.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto de acciones, que se planea con el objetivo de conseguir, una meta previamente establecida. Todo proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha final, independientemente de la duración del proyecto. Y se lleva a cabo, para crear un producto, un servicio o un resultado único. Este proyecto se ejecuta de una manera gradual, a través de fases sobre esfuerzos temporales. Cumplido el objetivo, cumplido el proyecto.
Visión integral de un proyecto
Según el grado de dificultad los proyectos pueden ser: simples o complejos. También según su tamaño pueden ser: grandes, medianos o pequeños. Esto lo determina la cantidad de recursos que se requerirá para ejecutar el proyecto. A su vez, se clasifican según el área de influencia para determinar si son internacionales, regionales, nacionales o locales.
Es necesario dar una mirada integral a todo el proyecto. La variedad de temas y el alto nivel de análisis, imponen un alto grado de integración y responsabilidad de los expertos. Porque, para lograr el éxito de un proyecto, debe mirarse hacia atrás, en las acciones de pre investigación para asesorar a los socios y empresarios, y hacia adelante, en las acciones de compromiso de cumplimiento de un objetivo social o comercial.
¿Cuál es el objetivo de una gestión de proyecto?
Una gestión de proyectos, ayuda a los equipos a realizar seguimiento a un conjunto de tareas destinadas a lograr un objetivo específico, que incluye la planificación, ejecución, seguimiento y control del mismo.
La gestión de proyectos es una disciplina que ha existido durante siglos. Es una combinación de personas, procesos, tecnología y herramientas. El objetivo principal es lograr tus metas. El éxito o el fracaso del diseño dependerá de la calidad del proceso de la getión.
¿Qué se necesita para garantizar el éxito de un proyecto?
Para garantizar el éxito de un proyecto se necesita: un buen seguimiento y una buena gestión de proyectos. Se pueden realizar reuniones semanales, quincenales o mensuales. Los criterios utilizados para evaluar la calidad de un proyecto son tareas de alta complejidad, por ello la importancia de monitorear y dar seguimiento.
Se requiere conocimiento especializado de herramientas técnicas y conceptos de carácter económico, financiero, estadístico, legal y organizacional, que implican un alto nivel de preparación y experiencia profesional.
Por ello, se recomienda dividir los proyectos en 4 áreas concretas:
- Comercial: Una de las áreas más importantes.
- Operativa: Todo lo que tenga que ver con el mejoramiento continuo de un producto o servicio.
- Administrativa: Estrategia, idea general del líder.
- Financiera: Incluye la parte legal, contable, fiscal.
Antes de la inversión se tiene la misión de simular anticipadamente, los acontecimientos de todo orden que presentarán las diferentes áreas por cada proyecto. Por consiguiente, la importancia de crear procedimientos que monitoreen cambios. Pues todo proyecto sufre modificaciones de alcance, de cronograma, de presupuesto.
Esa solicitud de cambio, debe llevarse a través de un procedimiento que incluya, formatos, niveles de aprobación, aprobadores y otros. Todo esto se planifica desde el día 0 junto a la idea general del diseño.
¿Cuáles son las fases de una buena gestión de proyectos?
Toda actividad empresarial implica coordinar procesos, herramientas, miembros de equipo y habilidades. Todo esto es necesario para la entrega de un proyecto que cumpla con los objetivos y requisitos acordados.
Si comprendes las fases de tu plan, sabrás qué debes hacer, cuándo y cómo hacerlo. Todos queremos ver terminadas nuestras ideas lo antes posible, pero lo cierto es que hay ciertas fases que hay que seguir. Sin seguir estas fases, lo programado no será tan efectivo a lo esperado.
Fase I: Planificación del proyecto
Se redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad y se estima como se llevará a cabo para evaluar los riesgos. También en esta fase, se designa al equipo del proyecto y cada una de las actividades que se van a realizar dentro de lo planificado. Se recomienda incluir dentro de esta fase, el contacto del cliente de interés, para obtener un vínculo y mayor entendimiento del mismo.
Otro de los trabajos que se incluye dentro de esta fase, es el plan con las actividades para organizar al equipo mientras se trabaja en el objetivo y el alcance. Con esta labor se determinan, los procedimientos de gestión relacionados a la asignación de tareas y roles, la financiación del proyecto y la facturación.
En esta etapa se debe priorizar las actividades, identificar los recursos y los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus funcionalidades. Una de las actividades más importantes de esta fase, son las tareas orientadas a los entregables del proyecto, identificadas con un tiempo de inicio y fin.
El plan de comunicación debe ser parte integral en esta fase, para garantizar la eficacia y fluidez entre los miembros del equipo. Como también, un plan integral que ayude a determinar fuentes potenciales con sus consecuencias a las ejecuciones y evaluar el riesgo creado a partir de ello.
Por último, decidir cuáles son los gastos e ingresos previstos para su programación.
Fase II: Ejecución del proyecto
En esta fase en que se está desarrollando el proyecto, se aplican las actividades planeadas de la fase I. Es responsabilidad del líder, supervisar las áreas donde se está desarrollando cada una de estas actividades. En esta fase, es muy importante la comunicación para tomar decisiones lo más atinado posible, considerando los costos de dicha decisión.
Se recomiendan levantar informes de progreso que permitan a los integrantes del proyecto, estar informados de cualquier situación para prever que no se salga de su objetivo. En él se informan los avances y las acciones en progreso, en preferencia, con reuniones planificadas con todo el equipo relacionado. Es fundamental contar con el plan creado en la fase de planificación, para eliminar errores o desviaciones.
Fase III: Control y Monitoreo
Esta fase tiene lugar al mismo tiempo que la ejecución, si queremos el resultado que deseamos. Es importante, dar seguimiento a todas las actividades que se van realizando en el proyecto. Como también, llevar el control de las actividades y el tiempo de los recursos utilizados, de los costes incurridos y de los resultados finales obtenidos.
El monitoreo permite observar si el proyecto va marchando según lo planeado, controlando el avance y su ejecución, con lo que se tiene en ese momento contra lo planeado. En esta etapa, se pueden justificar los atrasos identificando cuando y dónde se obtuvieron desviaciones al plan original, para poner en marcha acciones correctivas.
Se deben considerar los siguientes aspectos para un control efectivo: prevención, calidad, cantidad, oportunidad, tiempo, costo y alcance. Considerando estos aspectos se levantan reportes de estado del proyecto, como parte del monitoreo y control, con el objetivo de comunicar como se va desarrollando el programa según lo planeado o porque se está efectuando de esa forma.
Fase III: Cierre
Constituye la revisión de todo el proyecto y, el cumplimiento de las actividades con los entregables esperados. Además, con el cierre, obtenemos lecciones aprendidas que ayudan a realizar mejoras a futuro al utilizarlas como material de soporte. Este material sirve de retroalimentación para observar lo que se hizo bien o mal, a fin de no caer en los mismos errores.
Según nuestra experiencia, la gestión de un proyecto no debe perder la esencia del plan original ya que, todo parte de una idea que debe ser conceptuada y entregada según lo acordado. Muchas veces, la integración de tareas por áreas, puede ocasionar conflicto. Por eso la importancia, de que el Gerente de Proyecto o dueño de la empresa, tengan los conceptos básicos sobre las diferentes áreas con el objetivo de obtener un cierre con éxito.
